Pour garantir la qualité globale d’un rapport financier, sa production doit être rigoureuse. Ce sont des préparateurs de copie ou des secrétaires de rédaction spécialisés qui assurent la préparation de copie pour l’édition financière.
Publier un rapport financier est-il obligatoire ? Quelle est la différence entre un rapport annuel et un document d’enregistrement universel ? En quoi consiste exactement la préparation de copie d’un tel rapport ?
Édition financière : pourquoi publier un rapport ?
Pour pouvoir faire appel aux investisseurs financiers, les entreprises cotées ont l’obligation de donner une image exacte, précise et sincère de leur situation financière. C’est pourquoi elles doivent publier toute information significative susceptible d’avoir un impact sur le cours de bourse.
L’Autorité des marchés financiers (AMF) distingue, dans son obligation d’information des émetteurs et des investisseurs, l’information périodique et l’information permanente des sociétés cotées.
L’information périodique est diffusée auprès de l’AMF et du public à l’occasion des résultats annuels, semestriels ou trimestriels, ou encore à l’occasion de l’AG des actionnaires, sous forme suivante :
- rapport financier annuel ;
- rapport financier semestriel ;
- rapport financier trimestriel (non obligatoire) ;
- compte rendu d’AG des actionnaires.
L’information permanente se situe à côté de cette information périodique. C’est la société qui décide de quand et comment elle communique, pourvu qu’elle satisfasse aux exigences de transparence du marché.
Le rapport annuel
Tout d’abord, les émetteurs (nom donné à une société qui émet des titres financiers – actions ou obligations) ont l’obligation de publier et déposer auprès de l’AMF un rapport financier annuel dans les quatre mois suivant la clôture de l’exercice.
Ensuite, le rapport financier annuel doit comprendre les éléments suivants :
- les comptes annuels complets (i.e. comptes sociaux) ;
- les comptes consolidés, le cas échéant ;
- un rapport de gestion ;
- une déclaration des personnes physiques qui assument la responsabilité du rapport financier annuel ;
- le rapport des Commissaires aux comptes ou des contrôleurs légaux ou statutaires sur les comptes annuels et les comptes consolidés.
Le document d’enregistrement universel (DEU)
Le DEU contient l’ensemble des données juridiques, économiques et comptables requises par la réglementation européenne et française, et permet de faciliter les opérations financières sur le marché. C’est pourquoi il constitue une source de renseignements très complète sur la société qui l’élabore.
Enfin, enregistré ou déposé auprès de l’AMF, ce document fait l’objet d’un contrôle par l’AMF, notamment en cas d’opération financière.
Il faut noter que l’établissement d’un document d’enregistrement universel est facultatif. Cependant, en pratique, la plupart des émetteurs en établissent un. Sa préparation est un exercice difficile, en raison du volume important d’informations à fournir et de la multiplicité des sources réglementaires. Pour cette raison, la mobilisation de plusieurs fonctions au sein de l’entreprise est nécessaire.
La préparation de copie pour l’édition financière : de quoi s’agit-il ?
C’est la première étape de la production concernant des documents à très forte pagination. Le plus souvent, c’est un préparateur de copie (ou SR spécialisé) qui effectue cette préparation des textes sous Word avec utilisation de Prolexis (ou autre logiciel de correction). Cette opération garantit :
- une correction des textes sur le plan orthographique et grammatical ;
- une hiérarchisation des titres, sous-titres, intertitres ;
- l’application d’une feuille de style confiée par vos soins ; et
- une préparation très avancée du document avant l’étape de mise en page et maquettage.
Cette étape permet aussi l’application d’un lexique. Celui-ci intègre vos choix éditoriaux propres, ou à défaut, votre préparateur de copie appliquera les règles en vigueur en édition écrite. De plus, il apportera un soin particulier à l’harmonisation de l’écriture des nombres, des abréviations, des symboles et des sigles.
Enfin, il préparera les tableaux, souvent en très grand nombre dans un rapport financier, avec des techniques de nettoyage spécifiques. Par conséquent, il assurera leur parfaite harmonisation dans tout le document et garantira que tous les chiffres sont présents et correctement typographiés selon la langue choisie.
Quelle différence entre la préparation de copie pour l’édition financière et la relecture et correction d’un rapport financier ?
La préparation de copie pour l’édition financière est la première étape « technique » de la production. Elle consiste à rassembler, en un seul document Word, de multiples textes et tableaux bruts fournis sous différents formats. C’est cette première étape qui permet de garantir, en grande partie, la qualité globale du rapport.
Cependant, parce qu’il est complexe de produire un DEU ou un rapport annuel d’entreprise – sur le plan éditorial, technique et graphique –, de nombreux contributeurs interviennent, à différentes étapes de l’avancement du rapport. Par conséquent, il sera indispensable de procéder ensuite à une ultime étape de relecture et correction.
Cette relecture finale sera effectuée après l’étape de mise en page par le maquettiste, sur pages montées. Elle permettra de s’assurer qu’aucune coquille, faute de frappe ou d’orthographe, ou autre erreur de typographie ne demeure, de vérifier la cohérence de la maquette, sa pagination, de contrôler les légendes des schémas et l’harmonisation des divers tableaux.
Elle vous garantira la qualité finale de votre rapport financier avant son impression et sa publication.
Pour en savoir davantage sur les prestations de préparation de copie ou de relecture finale proposée : rendez-vous sur cette page.