Chaque jour, des milliers de documents sont relus dans les entreprises – par plusieurs personnes souvent, et plusieurs fois – avant d’être validés et envoyés à leurs destinataires. Rapports, mails, courriers, comptes rendus d’expertise, etc. Comment expliquer alors que pratiquement à chaque fois des erreurs ou coquilles sont passées inaperçues ? Question de compétences ? Non ! Car il s’agit bien de véritables professionnels d’entreprises qui sont signataires de ces documents. Alors… ?
Corévi, experte en relecture de documents d’entreprise, vous livre ici quelques astuces pour votre toute dernière relecture. Car certaines règles simples vous assurent une bonne lisibilité. Et n’oubliez pas que la qualité irréprochable de vos écrits vous distingue de vos concurrents !
Astuce n° 1 : Relire à froid
Vous venez de passer une heure à rédiger, à compléter, à peaufiner votre article… alors levez-vous, faites quelques étirements, sortez vérifier quel temps il fait dehors, buvez un café en écoutant de la musique… ou n’importe quoi d’autre ! Vous aurez ainsi les idées plus claires et davantage de concentration pour attaquer votre relecture.
Astuce n° 2 : Relire sur un document imprimé
Imprimez d’abord votre texte ! Vous aurez davantage de recul en relisant sur une feuille entière et pourrez détecter des erreurs restées inaperçues sur votre écran d’ordinateur. Celui-ci occulte forcément une partie de votre document, à un moment ou à un autre.
De plus, la lumière se reflétant sur votre écran provoque un éblouissement qui peut conduire à une situation de fatigue visuelle accrue et donc à un amoindrissement de vos facultés d’attention.
Astuce n° 3 : Relire d’abord tous les titres, intertitres, légendes d’illustrations
En commençant votre relecture par les titres, sous-titres, intertitres, légendes d’illustrations ou de schémas, vous verrez que ceux-ci comportent souvent des coquilles. Pourquoi ? Parce que leur relecture est bien souvent omise car l’œil a tendance à glisser rapidement dessus.
Pourtant les fautes de frappe ou omissions sont ici fréquentes et sautent d’autant plus aux yeux que les caractères sont plus gros ou composés en gras.
Astuce n° 4 : Relire chaque paragraphe en commençant par la fin
Si on relit un texte en commençant par le début, sa signification prend le dessus sur tout le reste. L’esprit est ainsi fait que l’on s’attachera davantage à son sens plutôt qu’à sa composition.
Mais si vous relisez la dernière phrase d’un paragraphe, puis l’avant-dernière… et ainsi de suite en remontant dans votre document, celui-ci perd tout son sens certes… mais c’est à ce moment-là que les coquilles et erreurs en tout genre vous sauteront aux yeux.
Astuce n° 5 : Se concentrer sur les détails
Phrase après phrase, en remontant donc dans votre texte :
- vérifiez l’orthographe des mots (en utilisant les ressources en ligne si besoin ou votre bon vieux dictionnaire papier !) ;
- traquez l’erreur de grammaire (vérifiez que le verbe est bien accordé avec son sujet ; l’adjectif épithète avec le nom auquel il se rapporte ; etc.) ;
- veillez à la ponctuation : ne séparez jamais le sujet du verbe par une virgule ni le verbe du complément ; vérifiez que chaque phrase se termine par un point (final, d’exclamation ou d’interrogation) ;
- traquez les mots en double (doublons) ou ceux qui manquent !
Astuce n° 6 : Utiliser des moyens mnémotechniques
En entreprise, on doit aller vite et droit au but. Utilisez ces quelques astuces !
A ou à ?
- On écrit a lorsqu’on peut le remplacer par avait.
- On écrit à lorsqu’on ne peut pas le remplacer par avait.
(Il a dormi à Paris = Il avait dormi à Paris)
C’est ou s’est ?
- C’est est le pronom démonstratif (ce + verbe être). Pour ne pas se tromper, on peut remplacer C’est par Cela est.
- S’est est le pronom personnel (s’ + verbe être). Pour ne pas se tromper, on peut remplacer s’est par je me suis…
Exemple : Pour notre société, c’est un atout = Pour notre société, cela est un atout.
Autre exemple : Notre collaboratrice s’est adressée à vous pour… = Je me suis adressée à vous pour…
On ou ont ?
- On est un pronom indéfini sujet, qui peut être remplacé par il, quelqu’un ou l’homme ou la femme.
- Ont est le verbe avoir à la 3e personne du pluriel (présent de l’indicatif) ; pour ne pas se tromper, on peut le remplacer par avaient.
Exemple : Dans l’entreprise, on aime échanger avec les professionnels qui ont de l’enthousiasme = Dans l’entreprise, il aimait échanger avec les professionnels qui avaient de l’enthousiasme.
Astuce n° 7 : Soigner la présentation globale
Ici, c’est l’histoire de la jolie vitrine qui donne envie au passant d’entrer dans le magasin…
Qu’il s’agisse d’un mail, d’une courte lettre, d’un compte rendu de réunion, d’un rapport ou d’un article… quel que soit le support, respectez votre destinataire en soignant la présentation :
- taille de police 12 par défaut pour une bonne lisibilité ;
- interligne identique partout (interligne simple recommandé pour les courriers/échanges courants) ;
- titres en gras ;
- énumérations claires en utilisant la numérotation ou les puces ;
- espace unique entre les mots (supprimer les espaces en trop, ils gênent la lisibilité !)
Un texte bien présenté offre forcément une meilleure lisibilité. Il donnera donc envie à votre destinataire de vous lire.
Astuce n° 8 : Vérifier ses coordonnées
Enfin, vérifiez que vos coordonnées soient bien orthographiées, afin que l’on puisse vous contacter pour un commentaire et/ou une suite à donner. N’oubliez pas non plus d’indiquer un numéro de téléphone où vous joindre rapidement.
Il serait dommage qu’une omission empêche votre interlocuteur de vous joindre ! Enfin, cela peut vous paraître futile, mais vous n’imaginez pas le nombre d’erreurs que l’on peut rencontrer dans le libellé d’une adresse.
Pour finir
Dans une période où la guerre de la communication multicanale et multisupports fait rage, cette qualité est véhiculée par vos écrits. Alors n’hésitez plus et faites corriger vos supports, car les entreprises qui tirent leur épingle du jeu sont celles qui misent tout sur la qualité !
Corévi est une agence de correction et révision de contenus pour les professionnels. Pour en savoir plus sur la correction de textes pour les professionnels, n’hésitez pas à consulter notre profil d’expert ! Nous corrigeons tous les volumes, de quelques pages à plusieurs centaines.